大学政策3700

弗吉尼亚法典第23条.第1-1301条，经修正，授予访问委员会制定有关该机构的规则和政策的权力. 第六节.第01(a)(6)条 访客委员会章程 授权校长执行董事会与大学运作有关的政策及程序.

弗吉尼亚公共记录法案，弗吉尼亚法典第42条.1-76等.，经修订 (部分42.1-85, 包括在法案内), 需要州政府机构, 包括大学, 保持积极和持续的记录管理程序.)

弗吉尼亚图书馆，档案管理科

销毁证明书 -也被称为RM-3, 根据弗吉尼亚图书馆(LVA)记录保留和处置时间表批准销毁记录的文件. 当纪录被传召作为证据时，填妥的rm3表格可作为妥善处置纪录的证据, 经审计的, 或调查.

部门记录协调员 -在大学档案经理和各自部门之间担任联络人的个人.

历史/档案记录 -由弗吉尼亚图书馆指定的具有长期历史价值的记录, 大学档案管理员和/或大学档案经理. 历史记录的例子包括但不限于参议委员会会议记录, 总统的信件, 研究最终报告和认证记录. 这些记录不能放置在大学档案馆以外的任何存储库中.

记录保管及转移 (也称为ODU RM-1表)-授权将非活动记录转移到现场ODU存储设施的文件, 商业记录存储设施, 或大学档案馆.

档案管理程序 -计划中的, 一套协调的政策, 程序, 以及管理大学记录信息所需的活动. 这个程序包含了创作, 分布及使用, 维护与储存, 以及记录的处理, 无论何种媒体. 基本要素包括发布最新的计划政策和标准, 适当地培训负责实施的个人, 宣传项目, 并仔细评估结果以确保充分性, 有效性, 和效率.

档案管理督导委员会 为学校档案管理项目提供全面指导和指导.

记录保留和处理时间表 -记录系列的列表, 由弗吉尼亚图书馆批准, 为大学档案的保存和处理提供指导.

引用复制 -也被称为方便副本, 为参考或研究目的而制作的任何官方记录的副本. 在正式记录销毁后保留方便副本的, 方便副本成为正式记录.

短暂的信息 -不形成文件的临时有用记录, 支持, 或者来自大学的业务流程. 例如部门的社交邀请，如午餐、淋浴等.未经请求的广告和没有实质内容的传输备忘录.

大学档案馆 -特别收藏和大学档案单位, 佩里图书馆, 负责评估, 保护, 以及查阅最靠谱的网赌软件的历史记录.

大学的记录 -记录任何指定董事会成员的交易或活动的记录资料, 官, 或大学雇员. 不考虑物质形式或特征的, 记录的信息如果被制作出来就是大学记录, 收集, 根据法律或与大学业务交易有关而收到或保留的资料. 记录此类信息的媒介与确定该记录是否为大学记录无关. 大学档案包括但不限于人事档案, 学生记录, 学习成绩, 研究记录, 财务记录, 病人记录和行政记录. 记录格式/媒体包括但不限于电子邮件, 电子数据库, 电子文件, 纸, audio, 视频和图像(照片).

大学档案经理 -由主管行政和财务的副总统任命的负责提供标准的官员, 程序, 培训和指导，以满足正确管理大学档案的要求. 这个人也被指定为弗吉尼亚图书馆的“机构记录官”.

这项政策适用于大学的所有员工. 员工包括所有员工, 管理员, 教师, 全职或兼职, 以及由大学支付报酬的机密或非机密人员. 本政策不适用于通过大学支付工资的附属组织的雇员.

大学要求其记录以符合适用法律的一致和合乎逻辑的方式保存.

大学的档案管理计划以一套专业档案管理标准为指导, 最佳实践, 符合法律法规要求，并符合弗吉尼亚公共记录法.

在大学正常业务过程中创建或收到的记录是最靠谱的网赌软件的财产，所有员工都有责任确保记录按照大学记录管理计划进行管理，并遵守适用的联邦和州法律.

档案管理项目由大学档案管理员管理. 大学档案管理员由档案管理指导委员会协助，该委员会由大学档案的主要利益相关者组成.

大学档案管理计划的主要组成部分包括:

• 政策和标准符合弗吉尼亚公共记录法和弗吉尼亚图书馆的指导方针.
• 为负责保存其拥有的记录的员工提供培训和意识的机会.
• 维护大学记录，使其在整个生命周期中都可以访问.
• 保存可能受到审计或诉讼(包括潜在的和未决的)的记录.
• 按照记录保留和处理时间表，用适当的方法处理记录.
• 将不活跃的记录提交给设施管理部门, 由记录经理批准, 当不再需要用于商业用途，但必须保留到预定的保存期限届满时，由大学档案管理员批准在现场或校外存放.
• 转让具有历史和档案价值的记录，当它们不再需要用于商业用途时，将它们提交给佩里图书馆的特别收藏和大学档案馆.
• 进行定期审计以确保政策和标准得到满足.

1. 责任

   1. 行政和财务副总裁

      1. 任命大学档案经理.

      2. 根据大学档案经理的建议，委任档案管理督导委员会成员.

      3. 为大学档案经理提供必要的支持和资源，以制定和实施大学档案管理计划.

   2. 档案管理督导委员会

      1. 定期与大学档案经理会面，就影响大学档案管理计划的问题提供指导.

   3. 大学档案经理

      1. 监督和指导大学档案管理项目.

      2. Trains and maintains communication with 部门记录协调员; develops guidelines, 程序, 协助部门记录协调员履行职责的演示文稿和工具.

      3. 定期评估部门档案管理工作, 并对其进行报道.

      4. 通过批准RM-3表格，授权销毁大学记录的请求.

      5. 为大学物理记录的所有校外存储地点提供批准.

      6. 根据弗吉尼亚图书馆记录保留和处置时间表的要求，与大学档案管理员协调将历史/档案记录转移到大学档案馆.

      7. 与相关单位合作，确保学校记录不会因诉讼而被销毁, 遵守审计调查或《最靠谱的网赌软件》要求.

      8. 就部门内的记录问题向高级管理层和预算单位主任提供建议.

   4. 大学档案

      1. 与部门记录协调员合作，安排将历史记录转移到大学档案馆.

      2. 确定通常计划销毁的所选记录的历史值, 但可能对大学具有持久的价值，并为学院提供建议.

   5. 部门、学术单位、学校或预算单位主任(bud)

      1. 任命一名或多名部门记录协调员，并在协调员变动时通知大学记录经理.

      2. 支持大学档案经理/部门档案协调员在各自业务部门内制定和实施档案管理计划.

      3. 根据本政策和记录保留和处理时间表，确定他们需要保留哪些记录.

      4. 确保员工了解他们的职责，并根据档案管理计划妥善管理他们的档案.

   6. 部门记录协调员

      1. 作为大学档案管理员与各院系之间的信息渠道.

      2. 与个人和团体会面，以提高对记录管理计划的认识和遵守.

      3. 协调办公室内档案的处理.

   7. 所有员工

      1. 遵守弗吉尼亚图书馆批准的记录保留和处置时间表中的保留和处置说明.

      2. 按照大学的规定存储电子记录 数据管理政策 以及相关的标准以及大学档案经理关于管理和真实性的指导方针.

      3. 保存期满后销毁学校记录. A 销毁记录证明书(RM3)表格 是否应按照弗吉尼亚公共记录法的要求在销毁前提交并经大学记录管理员批准. 参考副本及临时资料在弃置前毋须提交RM-3表格.

         具有“识别信息”的记录必须在其保存期限届满后六个月内处理. 识别信息包括以下类别:

         • 社会安全号码;
         • 驾驶执照号码;
         • 银行帐号;
         • 信用卡或借记卡号码;
         • 个人识别号码(PIN);
         • 电子识别码;
         • 自动或电子签名或密码;
         • 可用于访问个人财务资源的任何其他数字或信息, 获得识别, 作为身份证明, 或获得商品或服务.

         机密或隐私保护记录中的信息通过最终销毁来防止未经授权的泄露. 销毁机密或隐私保护的纸质记录将通过粉碎来完成, 制浆, 或焚烧. 电子记录必须被无意义的数据覆盖，或者存储介质必须被物理破坏.

         包含公共信息的记录可以回收或丢弃在垃圾桶中.

2. 电子邮件

   ODU的 电子邮件策略 是否仅在业务需要时保留消息, 除非他们被弗吉尼亚图书馆要求保留. 电子邮件在一段时间后会被自动删除，除非它们被转移到预先指定保留期的“托管文件夹”中. 消息不需要填写RM-3表格，因为删除和/或保存由资讯科技署控制. RM-1表格转移被认为是历史记录由部门记录协调员完成.

3. 电子图像

   硬拷贝记录可以转换为电子图像(最好是TIFF或PDF格式)，只要它们是原始记录的准确副本，符合 ITS标准11.6.大学源文件成像标准. 电子图像成为具有法律意义的正式文件，具有与原件同等的审计效力, 法律, 《最靠谱的网赌软件》和其他相关要求. 销毁原始的硬拷贝纪录毋须获RM-3表格批准. 在开始任何大规模的转换工作之前，应该咨询大学档案管理人员.

4. 历史/档案大学记录

   具有历史/档案价值的记录, 如记录保留和处理表所列, 或由大学档案管理员决定，必须转到大学图书馆的档案/特别馆藏, 并附上填妥的ODU RM-1表格.

5. 审计，法院命令，调查和信息自由法案的要求

   保留内部办公室(如大学法律顾问)要求或搁置的所有记录, 大学审计, 大学注册, 指定信息自由法官员, 等.)，直到搁置的办公室批准，而不考虑保留要求. 持有或要求索取大学记录的办公室应在所有通知中抄送大学记录经理.

6. 受管制或机密资料的储存

   对于一般的电子记录和数据，ODU遵循以下要求 信息技术服务标准02.3.0、数据管理与分类标准.

7. 附属机构

   而附属组织不受弗吉尼亚公共记录法的约束, 强烈建议他们遵循记录管理的最佳实践. 附属机构可以使用大学档案管理员提供的咨询服务. 附属组织是为大学利益而存在的独立实体，包括基金会, 社区发展公司, 及校友会.

8. 某些联邦拨款记录可能需要被视为大学记录，并受弗吉尼亚公共记录法的约束.

9. 其他记录管理的具体程序由内部维护，并可在向大学记录经理提出要求时提供给相关方.

有关此政策应用的问题或担忧应直接向大学档案经理提出. 大学档案管理员可以向弗吉尼亚图书馆咨询, 适当的, 决定记录保留时间表是否适用于特定的大学记录.

适用的记录必须保留，然后按照 联邦记录保留时间表.

大学档案经理

 家庭教育权利和隐私法

健康保险流通与责任法案

《最靠谱的网赌软件》(2014)

弗吉尼亚信息自由法案，弗吉尼亚法典第2节.2-3700等序列.，经修订

弗吉尼亚法典第2节.2-3704.2，经修订-指定《最靠谱的网赌软件》官员的公共机构

弗吉尼亚民事诉讼规则，弗吉尼亚法典第8条.01-285等序列.，经修订

Virginia Civil Remedies and 程序; Evidence, Code of Virginia Section 8.01-385等序列.，经修订

ISO 15489-1:2016信息和文件-记录管理

普遍接受的记录保存原则®

访客委员会政策1424 -知识产权政策

大学政策3504 -数据分类政策

大学政策3505 -信息技术安全政策

大学政策3506 -大学官方通讯的电子信息政策

大学政策4100 -学生记录政策

信息自由法案(FOIA) -权利和责任

信息技术标准02.3.数据管理和分类标准

信息技术标准11.6.大学源文件成像标准